Déplacements professionnels : pourquoi choisir le paiement mensuel centralisé ?

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La méthode de paiement lors de déplacements professionnels est un sujet brûlant pour les travel managers. Paiement avec la carte corporate, en immédiat ou en différé, par carte virtuelle ou carte logée… Zoom sur le paiement mensuel centralisé, un avantage qui se matérialise par une facture unique reçue en fin de mois, regroupant toutes les dépenses des collaborateurs ! Une solution de paiement proposée par Kapten Business, qui présente de multiples atouts pour l’entreprise et ses collaborateurs. Découvrez 5 raisons d’opter pour un paiement mensuel centralisé dans la gestion des déplacements professionnels en entreprise.

1- Pour faciliter considérablement la comptabilité

Avec le paiement mensuel centralisé, vous pouvez réduire toutes les factures liées aux dépenses de tous vos collaborateurs en une seule écriture comptable. Cet argument, à lui seul, vaut déjà de l’or ! C’est un moyen de booster la productivité de votre équipe financière en lui donnant accès à un processus de traitement des dépenses plus rapide et plus optimisé !

2- Pour réduire les coûts liés aux déplacements

Un fournisseur qui vous propose une solution avec paiement mensuel centralisé représente un potentiel d’économies important sur vos coûts directs et indirects. Il vous offre la possibilité de :

  • Gagner en transparence : le fait d’avoir un relevé mensuel unique pour l’ensemble de vos dépenses de voyages vous permet d’avoir une grande visibilité et de savoir où vous pouvez potentiellement faire des économies.
  • Gagner du temps : créer une connexion automatisée entre réservation et paiement vous permet d’évincer la part du manuel dans le traitement des frais généraux et de réduire le risque de fraude ou d’erreur. Pour le collaborateur, cela concrétise la fin des notes de frais à saisir et pour la comptabilité, des factures à enregistrer !

3- Pour améliorer la gestion des flux de trésorerie

Un paiement mensuel centralisé vous permet d’avoir un délai de paiement prolongé. En d’autres mots : du pain béni pour la trésorerie !

Pour aller encore plus loin dans la simplification de la gestion des dépenses liées aux déplacements, faites le choix de l’automatisation avec le prélèvement SEPA, comme nous le proposons chez Kapten Business aux entreprises de toutes tailles.

En rationalisant la gestion administrative et comptable des déplacements professionnels, vous faites un pas vers l’efficacité opérationnelle et soulagez considérablement le service comptable.

4- Pour le confort des voyageurs

La satisfaction du voyageur d’affaires est un KPI pour le travel manager. Et si vous leur disiez que lorsqu’ils se déplacent ils n’auront plus à se soucier du paiement ? C’est justement l’atout de taille que présente une solution paiement centralisé pour vos déplacements en VTC.

Bonne nouvelle : ils peuvent également se débarrasser de toute la gestion des notes de frais ! Kapten Business propose une intégration avec SAP Concur pour mettre fin aux factures papier des collaborateurs grâce à une connexion parfaite entre les deux outils !

5- Pour un contrôle de la politique voyage

Un paiement centralisé est aussi un moyen supplémentaire de pousser au respect de la politique de mobilité de l’entreprise. En effet, recevoir une seule et même facture ainsi qu’un reporting détaillé en fin de mois est l’opportunité d’avoir un oeil sur toutes les dépenses et donc de contrôler leur adéquation avec la politique voyage. Le travel manager récupère ainsi des données chiffrées et précises sur le profil et les usages des voyageurs.

Chez Kapten Business, nous proposons un paramétrage avec restrictions pour contrôler en amont plutôt qu’en aval : chaque utilisateur peut avoir des autorisations différentes (sur les horaires, types de véhicules, adresses, paiements…) pour ne commander qu’en fonction de ce qui convient à la politique de mobilité. Un processus automatisé et directement intégré dans l’outil !

Envie d’en savoir plus ? Découvrez la solution de paiement mensuel centralisé de Kapten Business et obtenez plus d’informations :

À très vite, à bord de nos véhicules !

Allison de l’équipe Kapten Business

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