[Infographie] Le petit guide du voyageur d’affaires

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Avec Spendesk, nous avons une ambition commune : faciliter la vie administrative des entreprises et en particulier celles qui se déplacent fréquemment. Alors quand on a eu le plaisir de rencontrer leurs équipes, une idée a immédiatement germé dans nos esprits : pourquoi ne pas co-créer un « Petit guide du voyageur d’affaires », un document ludique inspiré de conseils pour les gestionnaires de mobilité. Le résultat en fin d’article ! En attendant, nous avons interrogé Juliette Hervé, Content Marketing Manager chez Spendesk, sur la question de la gestion des dépenses en entreprise. Un aperçu de son point de vue expert :

Bonjour Juliette, que représente aujourd’hui la gestion des notes de frais pour une entreprise ?

Aujourd’hui la gestion des notes de frais est une sorte de calvaire administratif. Du collaborateur qui la soumet au responsable financier qui la traite, cela prend un temps fou et je ne parle même pas du coût que cela représente. Saviez-vous que le coût moyen mensuel de gestion des notes de frais pour une PME est d’environ 530€ ? C’est énorme ! Et si on prend les risques de fraudes et de pertes de justificatifs, c’est un vrai casse-tête pour l’équipe administrative et financière.

Supprimer les notes de frais en entreprise : rêve ou réalité ?

On peut presque dire que c’est un rêve qui devient réalité 😉 ! Les solutions se multiplient sur le marché et permettent aux équipes financières et aux collaborateurs de gagner un temps précieux tout en automatisant la gestion des dépenses et donc des notes de frais. L’intérêt est double : d’un côté les collaborateurs sont plus autonomes pour effectuer leurs dépenses et soumettre leurs notes de frais en temps réel. Pendant ce temps là, le top management garde un oeil et le contrôle sur le suivi et le traitement des notes de frais. Ce que l’on supprime, ce sont les heures passées à traiter « à la mano » les centaines de notes de frais soumises par mois.

Comment combiner besoin de liberté et de contrôle dans la gestion des dépenses au sein d’une entreprise ?

On le sait, courir après la carte entreprise pour le moindre achat est un véritable enfer. Que ce soit pour le collaborateur qui doit trouver la carte, obtenir validation (orale ou écrite) de son manager, mais aussi pour la personne de l’équipe finance qui va courir après les justificatifs. Sans compter les risques d’avoir le numéro des cartes bancaires qui passent de main en main, ou de post-it en post-it. Mais en donnant accès aux bons moyens de paiements et aux meilleurs outils, vous pouvez redonner de l’autonomie aux collaborateurs, tout en gardant le contrôle et la visibilité en temps réel sur les dépenses au sein de l’entreprise. Evidemment je ne peux que vous recommander Spendesk !

Aurais-tu 3 conseils à donner aux collaborateurs dans la gestion de leurs notes de frais ?

Tout d’abord il ne faut pas attendre la fin du mois pour gérer toutes leurs notes de frais. Le mieux étant de faire la note de frais directement après l’achat, mais sinon de planifier un temps dédié à un moment de la semaine. Mon second conseil serait de toujours faire TRÈS attention à bien garder tous les justificatifs liés à vos achats. On peut vite les perdre (note de Kapten : « en prenant un taxi par exemple ! »), mais sans eux pas de remboursement possible. Attention, le faire est totalement illégal ! Pour finir je ne peux que conseiller aux collaborateurs de proposer au top management d’utiliser une solution logicielle dédiée, simple et intuitive.

Des bonnes pratiques pour établir et bien intégrer une politique de frais de déplacement en entreprise ?

Pour établir la meilleure politique de frais de déplacement possible, dans un premier temps il faut regarder celle que vous avez déjà pu mettre en place ou vous inspirer de celles que vous avez pu observer ailleurs. Ensuite posez des questions à vos collaborateurs régulièrement en déplacement. Ce sont eux qui seront à même de vous donner les meilleurs feedbacks sur leurs habitudes et leurs besoins. Pour finir vous pouvez observer quelles sont les réglementations de l’URSSAF. Tout est question de trouver la balance entre trop de restrictions et trop de libertés lors des déplacements de vos collaborateurs !

À la recherche d’une solution qui facilite les déplacements professionnels des collaborateurs (plus d’avance de frais) ET la vie des gestionnaires de mobilité (paiement mensuel centralisé… entre autres) ? Ça existe : c’est Kapten Business !

À très vite, à bord de nos véhicules !

Allison de l’équipe Kapten Business

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