Politique de mobilité : 4 conseils pour satisfaire vos collaborateurs

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Pour le travel manager, la satisfaction du collaborateur est à la fois une ambition et un challenge. La limite qui existe entre la liberté donnée au collaborateur et le respect de la politique de mobilité est parfois mince… Trouver le bon équilibre relève du défi !

Chez Kapten Business, la solution de déplacements professionnels, nous avons pensé à vos collaborateurs et les avons placés directement au coeur de notre offre pour les entreprises. Gros plan sur 4 conseils avisés pour améliorer le bien-être de vos voyageurs d’affaires et vous donner plus d’arguments pour les convaincre de respecter la politique voyage que vous avez élaborée.

1. Choisissez un partenaire voyage qui propose un programme de fidélité à vos collaborateurs

Trop souvent ignoré ou sous-estimé, le programme de fidélité est un avantage de taille pour motiver vos collaborateurs à utiliser les fournisseurs de l’entreprise et non ceux de leur choix. Le risque s’ils ne le font pas : sortir de la politique de mobilité choisie par l’entreprise et favoriser l’open booking. Sachant que le leakage vous coûte en moyenne 3 000€ par an et par voyageur et que le prix d’une note de frais peut aller de 50€ à 70€ en open booking, ce n’est pas un élément à négliger.

La plupart des programmes de fidélité voyage, qu’ils soient pour l’aérien, le ferroviaire, l’hôtellerie ou les VTC / taxis, ont tendance à donner des avantages aux collaborateurs plutôt qu’à l’entreprise (en apparence…) et contrairement à ce que vous pourriez croire, c’est une bonne nouvelle pour vous, travel managers ! Selon une étude de GBTA (Hotel loyalty in Europe, 2019), 82% des voyageurs d’affaires trouvent que les programmes de fidélité sont une motivation pour choisir un service.

Chez Kapten Business, quand le collaborateur utilise nos services à titre professionnel, il cumule des points sur son compte Kapten personnel. Ainsi, il peut rapidement les transformer en réductions et courses gratuites pour ses trajets personnels. Un argument de taille sur lequel communiquer et une motivation pour vos équipes !

Kapten Business s’intègre avec SAP Concur pour vous débarrasser du calvaire quotidien des notes de frais !

2. Débarrassez-les des notes de frais

Les notes de frais… rien qu’à prononcer ces mots, vous donnez des angoisses à vos collaborateurs tout comme à votre service comptable !

Débarrassez vos voyageurs de cette pénible tâche, celle sur laquelle ils passent en moyenne 27 minutes (par note de frais !) selon une étude menée par SAP Concur. La fin des notes de frais, c’est une annonce redoutable pour convaincre vos collaborateurs d’utiliser les partenaires que vous aurez choisi pour l’entreprise. Si vous leur promettez qu’en passant par un partenaire spécifique, ils n’auront plus jamais récupérer la facture, la conserver, la scanner, l’envoyer à la comptabilité… vous avez tout gagné ! Chez Kapten Business, nous vous proposons un système de notes de frais centralisées, dématérialisées et connectées à SAP Concur pour une gestion extrêmement simplifiée !

Et pour vos services comptable et financier ? Kapten Business met à disposition des entreprises une option paiement centralisé en fin de mois (avec restrictions à la commande si nécessaire) pour réduire toutes les factures liées aux dépenses de tous vos collaborateurs en une seule écriture comptable. C’est un moyen de booster la productivité de votre équipe financière en lui donnant accès à un processus de traitement des dépenses plus rapide et plus optimisé !

En bonus : Selon SAP Concur, la fraude aux notes de frais coûterait en moyenne 730 euros par employé, par an aux entreprises. Une piste d’économies dont vous avez tout intérêt à tenir compte !

3. Donner-leur de l’autonomie

La liberté et l’autonomie pour le collaborateur sont des éléments essentiels à son bien-être. Vos voyageurs d’affaires sont constamment en mouvement… C’est pour ça que chez Kapten Business, ils ont la possibilité de commander pour eux-mêmes, pour un tiers, de planifier une course en avance, de la modifier ou de l’annuler. L’autonomie et la flexibilité sont les clefs d’une politique de mobilité respectée.

4. Assurez-vous de la qualité du service client de votre partenaire transport

Lors d’une demande précise ou malheureusement d’un incident, il est important que vos collaborateurs soient orientés et accompagnés et tout ça le plus rapidement possible. Ainsi, le service client de vos partenaires transports est un critère dont il faut vraiment tenir compte afin d’apporter satisfaction à vos collaborateurs.

Chez Kapten, on a l’un des meilleurs services clients. Cette appréciation ne vient même pas de nous (bien sûr… on le pense aussi !) mais de Qualiweb ! Et pour nos entreprises partenaires, on va encore plus loin : un service client (toujours local !) dédié et disponible par téléphone pour le moindre soucis rencontré par vos collaborateurs. Vous ne serez plus jamais la personne à contacter en cas de plaintes ou de revendications : notre service client se charge de tout !

À très vite, à bord de nos véhicules !

Allison de l’équipe Kapten Business

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